Rozwiązanie umowy najmu za porozumieniem stron pozwala zakończyć najem w terminie ustalonym wspólnie przez wynajmującego i najemcę, bez czekania na ustawowy albo umowny okres wypowiedzenia. Jest to dobrowolna, dwustronna umowa, dlatego wymaga zgody obu stron. Najbezpieczniej sporządzić ją na piśmie i połączyć z protokołem zdawczo-odbiorczym oraz dokładnym rozliczeniem kaucji i mediów.
Porozumienie a wypowiedzenie – czym się różnią?
Wypowiedzenie jest jednostronnym oświadczeniem woli. Składa je najemca albo wynajmujący, a zgoda drugiej strony nie jest potrzebna, o ile wypowiedzenie ma podstawę w umowie lub przepisach. Najem kończy się wtedy po upływie właściwego okresu wypowiedzenia.
Porozumienie stron działa inaczej. Obie strony wspólnie ustalają datę zakończenia najmu, sposób wydania lokalu i zasady rozliczeń. Dzięki temu można zakończyć umowę zawartą na czas określony, nawet gdy nie przewiduje ona wcześniejszego wypowiedzenia. Warunkiem jest jednak dobrowolna zgoda wynajmującego i najemcy.
| Kryterium | Wypowiedzenie | Porozumienie stron |
|---|---|---|
| Podstawa | Umowa najmu, Kodeks cywilny albo przepisy szczególne | Zgodna wola wynajmującego i najemcy |
| Wymagana zgoda | Wystarczy działanie jednej strony | Potrzebne są podpisy obu stron |
| Termin zakończenia | Wynika z umowy albo przepisów | Strony ustalają go samodzielnie |
| Elastyczność | Ograniczona okresem wypowiedzenia i warunkami formalnymi | Możliwe zakończenie z dnia na dzień albo w innym uzgodnionym terminie |
| Ryzyko sporu | Może powstać spór o skuteczność lub podstawę wypowiedzenia | Jasne ustalenia zwykle ograniczają ryzyko konfliktu |
W przypadku lokalu mieszkalnego dodatkowe ograniczenia może wprowadzać Ustawa o ochronie praw lokatorów. Dotyczą one przede wszystkim wypowiedzenia przez wynajmującego. Nie zastępują jednak dobrowolnego porozumienia, jeżeli obie strony chcą zakończyć najem wcześniej.
Jak zakończyć najem krok po kroku?
Procedurę najlepiej przeprowadzić w ustalonej kolejności, aby data rozwiązania umowy i rozliczenia nie budziły wątpliwości:
- Ustalcie warunki – omówcie datę zakończenia najmu, dzień wydania lokalu, czynsz i opłaty należne do tego dnia oraz sposób rozliczenia kaucji.
- Sprawdźcie pierwotną umowę – zweryfikujcie dane stron, adres lokalu, czas trwania najmu i postanowienia dotyczące kaucji, mediów oraz wydania mieszkania.
- Spiszcie porozumienie – dokument powinien jednoznacznie wskazywać, że strony zgodnie rozwiązują konkretną umowę najmu w określonym dniu.
- Podpiszcie dokument – każda strona powinna otrzymać własny egzemplarz. Samo ustne uzgodnienie jest znacznie trudniejsze do udowodnienia.
- Sporządźcie protokół zdawczo-odbiorczy – przy przekazaniu lokalu opiszcie jego stan, wyposażenie, liczbę kluczy i stany liczników.
- Wykonajcie rozliczenie – uregulujcie czynsz, opłaty, media, ewentualne szkody oraz zwrot kaucji zgodnie z ustaleniami.
Porozumienie powinno zostać podpisane przed wydaniem lokalu albo najpóźniej w dniu jego przekazania. Jeżeli lokal ma kilku właścicieli, dokument powinny podpisać osoby uprawnione do zawarcia umowy. Przy większych sporach finansowych lub niejasnych zapisach pierwotnej umowy warto skonsultować treść z prawnikiem.
Co powinno zawierać porozumienie?
Dokument nie musi mieć skomplikowanej formy, ale powinien precyzyjnie opisywać wszystkie ustalenia. Należy uwzględnić w nim:
- Dane stron – imiona, nazwiska, adresy oraz dane identyfikacyjne zgodne z pierwotną umową.
- Oznaczenie umowy najmu – datę jej zawarcia i dokładny adres wynajmowanego lokalu.
- Datę rozwiązania najmu – konkretny dzień, w którym ustaje stosunek najmu.
- Termin wydania lokalu – datę przekazania mieszkania, liczbę zwracanych kluczy i obowiązek sporządzenia protokołu.
- Zasady rozliczeń – czynsz, opłaty, media, ewentualne szkody i sposób rozliczenia kaucji.
- Oświadczenie o roszczeniach – informację, czy po wykonaniu rozliczeń strony nie będą zgłaszać dalszych roszczeń, czy też określone należności pozostają do zapłaty.
- Podpisy obu stron – najlepiej na dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
Forma pisemna nie zawsze jest warunkiem samego porozumienia, ale ma duże znaczenie dowodowe. Chroni obie strony, gdy później pojawi się spór o datę zakończenia najmu, stan lokalu albo wysokość należności.
Wzór może pomóc uporządkować dokument, lecz powinien być dopasowany do konkretnej umowy. Nie warto bez sprawdzenia kopiować postanowienia o zrzeczeniu się wszelkich roszczeń, jeżeli media, szkody albo kaucja nie zostały jeszcze rozliczone.
Kaucja i media – jak przeprowadzić rozliczenie?
Kaucja nie jest automatycznie czynszem za ostatni miesiąc. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, najemca powinien zapłacić czynsz zgodnie z ustaleniami. Kaucja zabezpiecza roszczenia wynajmującego związane z najmem, na przykład zaległe opłaty, udokumentowane szkody wykraczające poza normalne zużycie albo braki w wyposażeniu.
Rozliczenie kaucji najlepiej przeprowadzić po opróżnieniu lokalu, sprawdzeniu jego stanu i odczytaniu liczników. Jeżeli wynajmujący dokonuje potrąceń, powinien wskazać ich podstawę i wysokość. Pozostałą kwotę należy zwrócić w terminie wynikającym z umowy lub właściwych przepisów. W przypadku najmu okazjonalnego kaucja może zabezpieczać należności istniejące w dniu opróżnienia lokalu oraz określone koszty egzekucji, a jej wysokość jest ustawowo ograniczona.
W dniu wydania lokalu warto wykonać następujące czynności:
- Spiszcie stany liczników prądu, gazu, wody i innych mediów.
- Opiszcie stan techniczny ścian, podłóg, urządzeń i wyposażenia.
- Zróbcie zdjęcia pomieszczeń, liczników i zauważonych uszkodzeń.
- Policzcie i odbierzcie wszystkie klucze, piloty oraz karty dostępu.
- Podpiszcie protokół zdawczo-odbiorczy w dwóch egzemplarzach.
- Ustalcie termin i sposób zwrotu kaucji oraz rozliczenia końcowych rachunków.
Protokół zdawczo-odbiorczy powinien odróżniać zwykłe zużycie lokalu od szkód wymagających naprawy. Najemca co do zasady odpowiada za zniszczenia przekraczające normalne korzystanie z mieszkania, ale nie za każdy ślad używania. Dokumentacja zdjęciowa i dokładny opis ograniczają ryzyko sporu.
Rozwiązanie umowy najmu za porozumieniem stron jest szczególnie korzystne, gdy najemca chce wyprowadzić się przed końcem umowy terminowej albo gdy wynajmujący potrzebuje szybko odzyskać lokal. Najważniejsze jest, aby zgoda obu stron, data zakończenia, wydanie mieszkania i rozliczenia wynikały z jednego, podpisanego dokumentu.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. Przy sporze o kaucję, dużych zaległościach albo niejasnych zapisach umowy warto skonsultować dokument z prawnikiem.
