Upoważnienie do odbioru dokumentu powinno mieć formę pisemną, zawierać dane obu osób, dokładnie wskazywać odbierany dokument i być opatrzone własnoręcznym podpisem osoby udzielającej upoważnienia. Możesz napisać je odręcznie albo wydrukować, a następnie podpisać. Przed przygotowaniem pisma sprawdź jednak, czy urząd, poczta lub placówka medyczna nie udostępnia własnego formularza.
Jak przygotować upoważnienie do odbioru dokumentu?
Najpierw ustal, jaki dokument ma odebrać inna osoba i gdzie będzie go odbierać. Im dokładniej opiszesz zakres upoważnienia, tym mniejsze ryzyko, że instytucja odmówi przyjęcia pisma. Upoważnienie do odbioru konkretnego dokumentu nie powinno być ogólnym pozwoleniem na załatwianie wszystkich spraw w Twoim imieniu.
- Wybierz osobę, która odbierze dokument, i przygotuj jej pełne dane identyfikacyjne.
- Sprawdź w urzędzie lub placówce, czy wymagany jest własny formularz albo dodatkowy dokument.
- Opisz dokument możliwie precyzyjnie, podając jego nazwę, numer sprawy lub numer referencyjny, jeśli został nadany.
- Określ miejsce odbioru oraz ewentualny termin obowiązywania upoważnienia.
- Wydrukuj albo napisz pismo odręcznie, a następnie złóż na nim własnoręczny podpis.
- Przekaż dokument osobie upoważnionej i poproś ją o zabranie dokumentu tożsamości.
W treści powinny znaleźć się następujące elementy:
- Dane osoby udzielającej upoważnienia – imię i nazwisko, adres, PESEL oraz numer dokumentu tożsamości.
- Dane osoby upoważnionej – imię i nazwisko, adres, PESEL oraz numer dowodu osobistego albo innego dokumentu tożsamości.
- Dokładny opis dokumentu – jego nazwa, numer, data wydania, numer sprawy lub inne informacje pozwalające go jednoznacznie rozpoznać.
- Zakres czynności – na przykład odbiór dokumentu i podpisanie potwierdzenia jego odbioru.
- Miejsce i data sporządzenia oraz ewentualny okres ważności upoważnienia.
- Własnoręczny podpis osoby udzielającej upoważnienia. Pieczątka ani samo wpisanie imienia i nazwiska nie zastępują podpisu odręcznego.
Nie zawsze trzeba podawać wszystkie dane, takie jak adres zamieszkania czy numer PESEL, lecz ich umieszczenie ułatwia jednoznaczną identyfikację stron. Wymagania konkretnej instytucji mogą być szersze niż ogólna praktyka.
Wzór upoważnienia do odbioru dokumentu
Poniższy wzór możesz skopiować, wydrukować i uzupełnić. W miejscu opisu dokumentu wpisz konkretną nazwę, a nie samo ogólne określenie „dokumenty”.
UPOWAŻNIENIE DO ODBIORU DOKUMENTU
Ja, [imię i nazwisko osoby udzielającej upoważnienia], zamieszkały(-a) pod adresem [adres], PESEL [numer PESEL], legitymujący(-a) się dokumentem tożsamości [rodzaj i numer dokumentu], upoważniam
[imię i nazwisko osoby upoważnionej], zamieszkałego(-ą) pod adresem [adres], PESEL [numer PESEL], legitymującego(-ą) się dokumentem tożsamości [rodzaj i numer dokumentu], do odbioru w moim imieniu następującego dokumentu:
[nazwa dokumentu, numer dokumentu lub sprawy, data wydania albo inne dane identyfikacyjne]
Dokument zostanie odebrany w [nazwa i adres urzędu, placówki lub innej instytucji].
Upoważnienie jest ważne [jednorazowo / od [data] do [data]].
[Miejscowość], [data]
[czytelny, własnoręczny podpis osoby udzielającej upoważnienia]
Jeżeli osoba upoważniona ma nie tylko odebrać dokument, lecz także podpisać potwierdzenie odbioru, można wyraźnie dopisać taką czynność do zakresu upoważnienia. Nie wpisuj szerszych uprawnień, jeśli nie są potrzebne.
Kiedy potrzebny jest formularz instytucji?
Urząd, poczta lub placówka medyczna może stosować własne zasady identyfikacji. Dlatego przed wysłaniem osoby upoważnionej najlepiej zapytać, czy wystarczy pismo własne. W przypadku dokumentacji medycznej placówki często udostępniają gotowy druk upoważnienia. Może on wymagać danych pacjenta i osoby odbierającej ze względu na ochronę informacji o zdrowiu.
Przy sprawach urzędowych potrzebne bywa pełnomocnictwo szczególne, czyli dokument wskazujący konkretną sprawę lub czynność. Samo sformułowanie „do odbioru dokumentów” może być zbyt ogólne. Waga dokumentu ma znaczenie – odbiór konkretnego dowodu lub zaświadczenia to inna czynność niż zawieranie umowy albo podejmowanie decyzji w cudzym imieniu.
Zwykłe upoważnienie pisemne nie jest tym samym co pełnomocnictwo notarialne. Forma notarialna może być wymagana przy czynnościach, dla których przepisy przewidują szczególną formę, lecz sam odbiór wielu dokumentów nie wymaga wizyty u notariusza. Ostateczne wymagania ustala instytucja, która wyda dokument.
Osoba odbierająca powinna mieć przy sobie upoważnienie oraz własny dokument tożsamości. Jeśli urząd wymaga dodatkowego dokumentu dotyczącego sprawy, jego brak może uniemożliwić odbiór nawet wtedy, gdy samo pismo zostało napisane poprawnie.
Treść ma charakter informacyjny. W sprawach wymagających szczególnej formy prawnej lub gdy instytucja odmawia przyjęcia upoważnienia, należy sprawdzić wymagania konkretnego urzędu albo skonsultować się z prawnikiem.
