Od 1 lutego 2026 r. noty korygującej nie można już wystawiać. Każdy błąd na fakturze, także dotyczący danych formalnych, wymaga kontaktu ze sprzedawcą i wystawienia faktury korygującej. Sprawdź, jak postępować z błędną fakturą i czym różnią się oba dokumenty.
Nota korygująca – kiedy można było ją wystawić?
Do 31 stycznia 2026 r. notę korygującą wystawiał nabywca, który zauważył na otrzymanej fakturze pomyłkę niemającą wpływu na kwoty, podstawę opodatkowania ani podatek VAT. Dokument wymagał akceptacji sprzedawcy i służył przede wszystkim do poprawiania danych opisowych.
Podstawę prawną stanowił art. 106k ustawy o VAT. Przepis ten został uchylony, dlatego wcześniejsze zasady mają znaczenie wyłącznie przy analizie dokumentów wystawionych przed zmianą przepisów.
Od 1 lutego 2026 r. nabywca nie wystawia noty korygującej ani do faktury papierowej, ani do faktury elektronicznej lub ustrukturyzowanej.
Co zmieniło się od 1 lutego 2026 r.?
Po uchyleniu art. 106k ustawy o VAT nota korygująca została wycofana z obrotu prawnego. Nie ma znaczenia, czy pomyłka dotyczy numeru NIP, adresu, nazwy firmy, daty czy opisu towaru.
W każdym przypadku korektę przygotowuje sprzedawca. Nabywca powinien zgłosić błąd i przekazać informacje potrzebne do sporządzenia właściwego dokumentu.
Jak postąpić po zauważeniu błędu?
Procedura jest prosta i powinna obejmować następujące działania:
- sprawdzenie, jaka informacja na fakturze jest niezgodna ze stanem faktycznym,
- poinformowanie sprzedawcy o zauważonej pomyłce,
- wskazanie prawidłowych danych lub wartości,
- odebranie faktury korygującej i dołączenie jej do dokumentu pierwotnego.
Jeżeli korekta wpływa na rozliczenie podatkowe lub wartość zakupu, dokument należy ująć w ewidencji zgodnie z zasadami dotyczącymi faktur korygujących. Samo przesłanie wiadomości e-mail nie zastępuje faktury korekty.
Faktura korygująca – kto ją wystawia?
Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, czyli podmiot, który sporządził fakturę pierwotną. Obowiązek ten dotyczy zarówno błędów rachunkowych, jak i pomyłek w danych formalnych.
Sprzedawca może przygotować korektę między innymi wtedy, gdy zmieniła się podstawa opodatkowania, kwota podatku, cena, ilość towaru, zakres usługi albo doszło do zwrotu towaru, opakowania lub zapłaty.
Jakie błędy wymagają faktury korygującej?
Faktura korygująca jest potrzebna w szczególności, gdy błąd dotyczy:
- ceny jednostkowej netto,
- liczby lub ilości towarów,
- zakresu wykonanej usługi,
- stawki albo kwoty podatku VAT,
- wartości sprzedaży netto i kwoty należności ogółem,
- rabatu, opustu, zwrotu towaru lub zapłaty.
Sprzedawca może również skorygować dane formalne, takie jak NIP, nazwa, adres, numer faktury lub data. Od 2026 r. jest to jedyna dopuszczalna forma poprawienia takich informacji na fakturze.
Jakie informacje powinna zawierać faktura korygująca?
Zakres danych zależy od rodzaju korekty. Dokument powinien jednoznacznie wskazywać fakturę pierwotną oraz zakres wprowadzanej zmiany.
Na fakturze korygującej należy umieścić między innymi:
- datę wystawienia i kolejny numer dokumentu,
- oznaczenie faktury pierwotnej, której dotyczy korekta,
- dane sprzedawcy i nabywcy wraz z numerami identyfikacyjnymi,
- nazwę korygowanego towaru lub usługi,
- prawidłową treść zmienianej pozycji,
- wartość korekty podstawy opodatkowania lub podatku, jeśli zmiana wpływa na rozliczenie.
Dokument może dodatkowo zawierać określenie „FAKTURA KORYGUJĄCA”, „KOREKTA” oraz przyczynę wystawienia. W przypadku faktury ustrukturyzowanej trzeba uwzględnić także numer identyfikujący fakturę w KSeF, jeżeli wymagają tego przepisy dla danego dokumentu.
Czy nota korygująca dotyczy faktur w KSeF?
Nie. KSeF nie przewiduje wystawiania not korygujących. Faktura ustrukturyzowana może być poprawiona przez sprzedawcę za pomocą faktury korygującej wystawionej w wymaganej formie.
Po zmianach obowiązujących od 1 lutego 2026 r. ta zasada dotyczy również faktur wystawionych poza KSeF. Nabywca nie może samodzielnie sporządzić dokumentu zastępującego dawną notę.
Jak zaksięgować korektę faktury zakupu?
Po otrzymaniu faktury korygującej trzeba ustalić, czego dotyczy zmiana. Korekta danych formalnych powinna zostać dołączona do faktury pierwotnej, natomiast korekta wpływająca na kwoty wymaga ujęcia w ewidencji.
Sposób rozliczenia zależy także od przyczyny korekty. Błąd istniejący już w chwili wystawienia faktury może wymagać odniesienia do okresu pierwotnego, a rabat lub zwrot dokonany później zazwyczaj rozlicza się w okresie, w którym powstała przyczyna korekty.
Dokumenty potwierdzające warunki korekty mogą obejmować aneks do umowy, korespondencję handlową, potwierdzenie zwrotu lub dowód zapłaty. Ich zakres zależy od rodzaju zdarzenia i obowiązujących zasad rozliczenia podatku.
Jak uniknąć problemów z błędną fakturą?
Warto sprawdzić fakturę zaraz po jej otrzymaniu, zanim zostanie ujęta w księgach. Szczególną uwagę należy zwrócić na dane stron, numer dokumentu, daty, przedmiot transakcji, ilości, ceny i stawki VAT.
Jeżeli faktura zawiera błąd, nie należy samodzielnie poprawiać jej treści ani wystawiać dokumentu nazwanego notą korygującą. Najbezpieczniej zachować oryginał, opisać niezgodność i poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury korygującej.
Warto zapamiętać:
- od 1 lutego 2026 r. nota korygująca nie jest już dopuszczalnym dokumentem,
- każdą korektę wystawia sprzedawca,
- błąd należy zgłosić przed zaksięgowaniem faktury,
- fakturę korygującą trzeba przechowywać razem z dokumentem pierwotnym.
