Odsetki za opóźnienie oblicza się, mnożąc kwotę zaległości przez liczbę dni opóźnienia i roczną stawkę odsetek, a następnie dzieląc wynik przez 365. Trzeba także ustalić właściwy rodzaj odsetek, dzień rozpoczęcia naliczania oraz aktualną stopę procentową. Sprawdź, jak wykonać obliczenia i przygotować notę odsetkową.
Do szybkiego oszacowania należności możesz wykorzystać kalkulator odsetek. Narzędzie wymaga podania kwoty długu, dat oraz rodzaju odsetek, a wynik ma charakter poglądowy.
Jak obliczyć odsetki za opóźnienie?
Podstawowy wzór jest prosty:
Odsetki = kwota zaległości × liczba dni opóźnienia × roczna stopa odsetek / 365.
Jeżeli należność wynosi 10 000 zł, opóźnienie trwa 30 dni, a stawka to 9,25% rocznie, obliczenie wygląda następująco: 10 000 zł × 30 × 9,25% / 365 = 76,03 zł.
Odsetki nalicza się od kwoty brutto zobowiązania, czyli wraz z VAT. Same odsetki nie są jednak wynagrodzeniem za dostawę ani usługę i nie podlegają opodatkowaniu VAT.
Jak liczyć dni opóźnienia?
Pierwszym dniem opóźnienia jest dzień następujący po terminie płatności. Gdy faktura miała być zapłacona 10 maja, odsetki zaczynają biec 11 maja. Ostatnim dniem jest dzień zapłaty, dlatego przy płatności 20 maja opóźnienie obejmuje 10 dni.
W obliczeniach stosuje się 365 dni, także wtedy, gdy dany rok ma 366 dni. Przy kilku okresach obowiązywania różnych stawek każdy z nich należy policzyć osobno.
Jaką stawkę odsetek zastosować?
Rodzaj odsetek zależy od charakteru zobowiązania oraz treści umowy. Jeżeli strony nie określiły stawki, zastosowanie ma stawka wynikająca z przepisów.
| Rodzaj odsetek | Zastosowanie | Stawka od 5 marca 2026 r. |
| Odsetki kapitałowe | Korzystanie z cudzego kapitału, na przykład pożyczki | 7,25% rocznie |
| Odsetki za opóźnienie | Nieterminowa zapłata świadczenia pieniężnego | 9,25% rocznie |
| Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych | Opóźnienia w relacjach B2B i z podmiotami publicznymi | 13,75% rocznie |
Stawki wynikają ze stopy referencyjnej NBP. Od 5 marca 2026 r. wynosi ona 3,75%. Do tej wartości dodaje się 3,5 punktu procentowego dla odsetek kapitałowych, 5,5 punktu procentowego dla zwykłych odsetek za opóźnienie oraz 10 punktów procentowych dla większości transakcji handlowych.
Odsetki w transakcjach handlowych
Wyższa stawka dotyczy płatności między przedsiębiorcami, a także określonych transakcji z organami publicznymi. W przypadku podmiotu publicznego będącego podmiotem leczniczym stosuje się odrębną stawkę, opartą na stopie referencyjnej powiększonej o 8 punktów procentowych.
W relacji z konsumentem nie stosuje się zasad właściwych dla transakcji handlowych. Możliwe jest jednak dochodzenie odsetek za opóźnienie na zasadach przewidzianych w Kodeksie cywilnym.
Kiedy można naliczać odsetki?
Wierzyciel może żądać odsetek od pierwszego dnia po upływie terminu płatności wskazanego w umowie lub na fakturze. Nie musi wykazywać, że poniósł szkodę z powodu opóźnienia.
Jeśli termin zapłaty nie został ustalony, wymagalność w transakcji handlowej co do zasady następuje po 30 dniach od doręczenia faktury lub wezwania do zapłaty. Gdy nie da się ustalić daty doręczenia, znaczenie może mieć dzień wykonania usługi albo dostarczenia towaru.
Faktura wystawiona przed wykonaniem świadczenia nie rozpoczyna automatycznie biegu odsetek. W takim przypadku trzeba uwzględnić faktyczny dzień wykonania usługi lub dostawy.
Jak użyć kalkulatora odsetek?
Kalkulator ogranicza ryzyko pomyłki przy liczeniu dni i zmian stawek. Wprowadź dane w następującej kolejności:
- wpisz kwotę niezapłaconego zobowiązania,
- podaj termin płatności wynikający z umowy lub faktury,
- wskaż rzeczywistą datę zapłaty albo datę końcową obliczeń,
- wybierz odsetki za opóźnienie lub odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych,
- sprawdź liczbę dni, zastosowaną stawkę i wyliczoną kwotę.
Przed zatwierdzeniem danych zweryfikuj, czy termin płatności został prawidłowo odczytany z dokumentu. Kalkulatory mogą obliczać odsetki od 1 stycznia 1999 r., lecz prezentowany wynik powinien być traktowany jako szacunek, a nie jako samodzielna podstawa roszczenia.
Jakie są maksymalne odsetki za opóźnienie?
Umowa może przewidywać wyższą stawkę niż ustawowa, ale obowiązuje limit. Maksymalne odsetki za opóźnienie nie mogą przekroczyć dwukrotności odsetek ustawowych za opóźnienie.
Jeżeli ustalona w umowie stawka przekracza limit, należą się odsetki maksymalne. Ograniczenie chroni dłużnika przed nadmiernym obciążeniem, a wierzyciel powinien uwzględnić je przy wystawianiu wezwania lub noty.
Kiedy przysługuje rekompensata za odzyskiwanie należności?
W transakcjach handlowych wierzyciel może żądać, oprócz odsetek, ryczałtu na koszty odzyskiwania należności. Wysokość zależy od wartości świadczenia:
- 40 euro, gdy świadczenie nie przekracza 5 000 zł,
- 70 euro, gdy świadczenie wynosi od 5 000 zł do 50 000 zł,
- 100 euro, gdy świadczenie przekracza 50 000 zł,
- dodatkowa rozsądna rekompensata, gdy rzeczywiste koszty odzyskiwania przewyższają ryczałt.
Równowartość euro przelicza się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Uprawnienie powstaje z mocy prawa i nie wymaga wcześniejszego wezwania.
Jak wystawić notę odsetkową?
Nota odsetkowa służy do żądania zapłaty naliczonych odsetek. Nie jest fakturą VAT, dlatego nie dolicza się do niej podatku od towarów i usług.
Dokument powinien zawierać:
- dane wierzyciela i dłużnika, w tym nazwy, adresy oraz numery NIP,
- numer i datę faktury objętej opóźnieniem,
- termin płatności oraz datę zapłaty lub datę sporządzenia noty,
- liczbę dni opóźnienia i zastosowaną roczną stopę procentową,
- podstawę prawną oraz kwotę naliczonych odsetek,
- informację o rekompensacie za koszty odzyskiwania należności, jeśli jest dochodzona.
Jeżeli dług nadal nie został zapłacony, jako datę końcową można przyjąć dzień wystawienia noty, a późniejsze odsetki naliczać do dnia rzeczywistej zapłaty.
Jaka jest podstawa prawna odsetek?
Zwykłe odsetki za opóźnienie wynikają z art. 481 Kodeksu cywilnego. Przepis pozwala wierzycielowi żądać odsetek za czas opóźnienia nawet wtedy, gdy dłużnik nie ponosi winy za przyczynę opóźnienia.
Odsetki kapitałowe reguluje art. 359 Kodeksu cywilnego. Natomiast odsetki w transakcjach handlowych wynikają z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, wcześniej określanej jako ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.
Przy transakcjach zagranicznych trzeba dodatkowo sprawdzić prawo właściwe dla umowy. Znaczenie mogą mieć również przepisy kraju kontrahenta oraz regulacje dotyczące transgranicznego dochodzenia należności.
Warto sprawdzić przed wysłaniem żądania zapłaty
Przed naliczeniem odsetek porównaj dane z umowy, faktury i potwierdzenia płatności. Szczególną uwagę zwróć na:
- prawidłowy termin wymagalności świadczenia,
- datę doręczenia faktury lub wezwania do zapłaty,
- status stron transakcji,
- rodzaj zastosowanych odsetek,
- zmiany stawki w okresie opóźnienia,
- ograniczenie dotyczące odsetek maksymalnych.
Rzetelne ustalenie tych informacji pozwala uniknąć zawyżenia żądanej kwoty albo pominięcia należnych odsetek i rekompensaty.
