Pracownikowi przysługują maksymalnie 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Limit dotyczy każdego pracownika, także zatrudnionego na część etatu, i nie można go zwiększyć regulaminem firmy. Sprawdź, na jakich zasadach składa się wniosek, kiedy pracodawca może odmówić oraz jakie obowiązki mają obie strony.
Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje?
Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana przez nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia. Niewykorzystana pula nie przechodzi na kolejny rok i nie podlega zamianie na ekwiwalent pieniężny.
Dni można wykorzystywać pojedynczo, w kilku częściach albo jednorazowo w pełnym wymiarze. Pracodawca nie może ustanowić dodatkowego ograniczenia, na przykład maksymalnie dwóch dni miesięcznie.
Limit 24 dni jest nieprzekraczalny. Pracodawca nie może go ani zmniejszyć, ani zwiększyć w regulaminie pracy lub innym dokumencie wewnętrznym.
Kto może skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej?
Kodeks pracy nie wskazuje zamkniętej listy pracowników uprawnionych do tej formy pracy. Z wnioskiem może wystąpić każdy pracownik, jeżeli charakter jego obowiązków pozwala na wykonywanie ich poza stałym miejscem pracy.
Okazjonalna praca zdalna służy sytuacjom incydentalnym, wynikającym z potrzeb pracownika. Może dotyczyć na przykład czasowej opieki nad członkiem rodziny, pobytu w innej miejscowości albo konieczności załatwienia osobistych spraw bez rezygnowania z pracy.
Jak złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?
Wniosek zawsze składa pracownik. Można przekazać go w formie papierowej albo elektronicznej, zgodnie z zasadami przyjętymi u danego pracodawcy.
Przepisy nie określają minimalnego terminu złożenia wniosku. W praktyce warto zrobić to z wyprzedzeniem, ponieważ pracodawca musi mieć możliwość oceny organizacji pracy i dostępności pracownika w siedzibie firmy.
Wniosek powinien wskazywać przynajmniej planowany dzień lub dni pracy zdalnej. Miejsce wykonywania obowiązków również wymaga każdorazowego uzgodnienia z pracodawcą.
Czy pracodawca musi zaakceptować wniosek?
Nie. Wniosek o okazjonalną pracę zdalną ma charakter niewiążący dla pracodawcy. Może on go zaakceptować, odrzucić albo zaproponować inny termin.
Odmowa nie musi zawierać uzasadnienia, jednak nie może prowadzić do dyskryminacji ani nierównego traktowania. Jeżeli kilku pracowników wykonuje podobne obowiązki w porównywalnych warunkach, decyzje dotyczące ich wniosków powinny opierać się na obiektywnych przesłankach.
Pracodawca nie może również skierować pracownika na okazjonalną pracę zdalną z własnej inicjatywy. Ta forma pracy jest uruchamiana wyłącznie na wniosek zatrudnionej osoby.
Co po wykorzystaniu 24 dni?
Po wykorzystaniu całej puli dalsza praca zdalna nie może być traktowana jako okazjonalna. Wniosek pracownika o kolejne dni powinien zostać rozpatrzony w ramach zasad dotyczących zwykłej pracy zdalnej.
Oznacza to konieczność zastosowania pełnych regulacji, w tym ustalenia zasad pracy zdalnej, zapewnienia narzędzi i materiałów oraz rozliczania kosztów, jeżeli wynikają one z przepisów i uzgodnień obowiązujących u pracodawcy.
Pracodawca nie może zaakceptować 25. dnia jako kolejnego dnia okazjonalnej pracy zdalnej. Takie działanie omijałoby ustawowy limit.
Jak liczyć limit przy niepełnym etacie?
Przepis wskazuje 24 dni, ale nie uzależnia tej liczby wprost od wymiaru etatu ani liczby godzin zaplanowanych w konkretnym dniu. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zakłada, że limit 24 dni obowiązuje niezależnie od wymiaru czasu pracy.
W praktyce oznacza to, że pracownik zatrudniony na pół etatu może wykorzystać jeden dzień puli także wtedy, gdy zgodnie z grafikiem ma pracować tylko przez kilka godzin. Poglądy dotyczące proporcjonalnego obniżania limitu były jednak przedmiotem interpretacyjnych rozbieżności.
Stanowisko resortu nie jest powszechnie wiążącą wykładnią prawa. W razie wątpliwości pracodawca powinien przyjąć jednolitą zasadę wobec porównywalnych pracowników i skonsultować sposób postępowania ze specjalistą prawa pracy.
Jakie obowiązki ma pracodawca?
Okazjonalna praca zdalna jest mniej sformalizowana niż stała lub hybrydowa praca zdalna. Pracodawca nie musi jednak rezygnować z podstawowych obowiązków dotyczących bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony danych.
Pracodawca powinien w szczególności:
- przekazać pracownikowi zasady ochrony danych osobowych,
- przygotować ocenę ryzyka zawodowego dotyczącą pracy zdalnej,
- udostępnić informacje o bezpiecznej organizacji stanowiska pracy,
- ustalić z pracownikiem zasady ewentualnej kontroli.
Przy okazjonalnej pracy zdalnej nie ma obowiązku zapewniania dodatkowego sprzętu, pokrywania kosztów energii elektrycznej i internetu ani wypłaty ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych narzędzi. Strony mogą jednak dobrowolnie uzgodnić zwrot niektórych wydatków.
Jakie obowiązki ma pracownik?
Pracownik przed rozpoczęciem pracy zdalnej powinien potwierdzić zapoznanie się z oceną ryzyka, zasadami bhp oraz procedurami ochrony danych. Musi także zorganizować stanowisko w sposób zapewniający bezpieczne i ergonomiczne wykonywanie obowiązków.
Dotyczy to między innymi właściwego ustawienia monitora, zapewnienia stabilnego miejsca pracy, ograniczenia dostępu osób postronnych do dokumentów oraz zabezpieczenia firmowego sprzętu i informacji.
Kiedy praca zdalna nie jest możliwa?
Nie każdą pracę można wykonywać z domu lub innego uzgodnionego miejsca. Ograniczenia dotyczą zadań, których charakter powoduje zagrożenie dla zdrowia albo wymaga specjalistycznych warunków dostępnych wyłącznie w zakładzie pracy.
Praca zdalna nie obejmuje między innymi:
- prac szczególnie niebezpiecznych,
- zadań powodujących przekroczenie norm czynników fizycznych ustalonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- prac z niebezpiecznymi czynnikami chemicznymi lub biologicznymi,
- czynności związanych z substancjami promieniotwórczymi, silnie pylącymi albo intensywnie brudzącymi.
Pracodawca powinien również uwzględnić, czy zadania wymagają bezpośredniej obecności w biurze, dostępu do urządzeń firmowych albo kontaktu z klientami.
Jak kontrolować okazjonalną pracę zdalną?
Pracodawca może kontrolować sposób wykonywania pracy, przestrzeganie zasad bhp oraz ochronę informacji. Kontrola powinna odbywać się na warunkach uzgodnionych z pracownikiem i w godzinach jego pracy.
Sposób kontroli trzeba dopasować do rodzaju obowiązków oraz miejsca pracy. Nie może ona naruszać prywatności pracownika, innych domowników ani utrudniać korzystania z mieszkania zgodnie z jego przeznaczeniem.
Jak dokumentować wykorzystane dni?
Przepisy nie narzucają jednego systemu ewidencjonowania okazjonalnej pracy zdalnej. Pracodawca powinien jednak przyjąć rozwiązanie pozwalające ustalić liczbę zaakceptowanych i wykorzystanych dni oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Wniosek o okazjonalną pracę zdalną przechowuje się w części B akt osobowych pracownika. Liczbę wykorzystanych dni należy także wskazać w świadectwie pracy.
Przy zmianie pracodawcy w trakcie roku warto przekazać informację o wykorzystanej puli. Przepisy nie regulują tego przypadku szczegółowo, jednak limit odnosi się do roku kalendarzowego, a nie do konkretnego stosunku pracy. Dlatego przyjmuje się, że dni wykorzystane u poprzedniego pracodawcy pomniejszają pulę dostępną u kolejnego.
Podstawa prawna
Zasady okazjonalnej pracy zdalnej określa art. 6733 Kodeksu pracy, wprowadzony ustawą z 1 grudnia 2022 r. Przepisy regulujące pracę zdalną obowiązują od 7 kwietnia 2023 r.
