Świadectwo pracy pracodawca wydaje co do zasady w dniu ustania stosunku pracy, a dokument musi zawierać informacje potrzebne do potwierdzenia zatrudnienia i ustalenia uprawnień pracownika. Sprawdź, jakie dane wpisuje się do świadectwa, kiedy można otrzymać je później oraz jak postąpić w razie błędów.
Co to jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy to dokument potwierdzający przebieg zatrudnienia u danego pracodawcy. Nie jest opinią o pracowniku ani referencją. Zawiera wyłącznie informacje wymagane przepisami prawa pracy i dane potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz emerytalno-rentowych.
Obowiązek wydania świadectwa dotyczy każdej umowy o pracę – na czas określony, nieokreślony oraz na okres próbny. Powstaje zarówno przy rozwiązaniu umowy, jak i przy jej wygaśnięciu.
Świadectwo pracy nie może zawierać ocen pracownika, subiektywnych komentarzy ani informacji wykraczających poza zakres określony w przepisach.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Jeżeli pracodawca nie zamierza zawrzeć z pracownikiem kolejnej umowy o pracę w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego zatrudnienia, powinien wydać świadectwo w dniu ustania stosunku pracy. Pracownik nie musi składać wniosku.
Ostatnim dniem zatrudnienia jest:
- ostatni dzień okresu wypowiedzenia,
- dzień złożenia oświadczenia przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia,
- ostatni dzień obowiązywania umowy zawartej na czas określony,
- dzień wystąpienia zdarzenia powodującego wygaśnięcie umowy.
Dokument można przekazać pracownikowi osobiście albo osobie przez niego upoważnionej. Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, pracodawca ma obowiązek przesłać świadectwo lub doręczyć je w inny sposób w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia. Nie może wymagać osobistego odbioru w siedzibie firmy ani obciążać pracownika kosztami doręczenia.
Czy świadectwo pracy jest potrzebne przy kolejnej umowie?
Jeżeli ten sam pracodawca zawrze z pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej, świadectwo nie musi być wydane z urzędu. Pracownik może jednak zażądać dokumentu w dowolnym momencie dalszego zatrudnienia.
Wniosek może dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich zakończonych okresów, za które nie wydano świadectwa. Pracodawca powinien wydać dokument w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. Wniosek można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej.
Obowiązek wydania świadectwa powstaje także wtedy, gdy po umowie o pracę strony zamierzają współpracować na podstawie umowy cywilnoprawnej albo gdy pracownik rozpoczyna działalność gospodarczą.
Co powinno zawierać świadectwo pracy?
Zakres dokumentu wynika przede wszystkim z art. 97 Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Pracodawca powinien używać aktualnego wzoru i wypełnić go zgodnie z instrukcją.
W świadectwie pracy zamieszcza się informacje dotyczące:
- okresu lub okresów zatrudnienia,
- wymiaru czasu pracy,
- rodzaju wykonywanej pracy, stanowisk i pełnionych funkcji,
- trybu oraz podstawy prawnej rozwiązania umowy albo przyczyny jej wygaśnięcia,
- strony, która złożyła wypowiedzenie,
- ewentualnego odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia,
- wykorzystanych urlopów i zwolnień od pracy,
- okresów nieskładkowych uwzględnianych przy emeryturze lub rencie,
- odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
- pracy w szczególnych warunkach albo w szczególnym charakterze,
- zajęcia wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym,
- niezaspokojonych należności ze stosunku pracy z powodu braku środków finansowych.
Dokument powinien również wskazywać wykorzystane uprawnienia związane z rodzicielstwem, ochroną stosunku pracy oraz niektórymi formami zwolnień. Na żądanie pracownika pracodawca podaje także wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje.
Jakie urlopy i zwolnienia wykazuje się w świadectwie?
Świadectwo uwzględnia urlop wypoczynkowy przysługujący i wykorzystany w roku, w którym zakończyło się zatrudnienie. Wpisuje się również wykorzystane uprawnienia rodzicielskie i inne urlopy przewidziane przepisami.
W dokumencie mogą znaleźć się informacje o:
- urlopie bezpłatnym wraz z podstawą prawną,
- urlopie ojcowskim,
- urlopie rodzicielskim,
- urlopie wychowawczym i okresie związanej z nim ochrony,
- urlopie opiekuńczym,
- zwolnieniu z powodu działania siły wyższej,
- zwolnieniu na opiekę nad dzieckiem do 14 lat,
- okazjonalnej pracy zdalnej.
Od zmian wprowadzonych w 2023 roku świadectwo obejmuje między innymi liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej oraz wykorzystane zwolnienia wynikające z nowych uprawnień pracowniczych. Wskazuje się także liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy.
Jak poprawnie wskazać sposób rozwiązania umowy?
Jednym z częstszych błędów jest nieprecyzyjne określenie trybu zakończenia zatrudnienia. Świadectwo powinno wskazywać, czy umowa została rozwiązana za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia, czy wygasła z upływem czasu, na który ją zawarto.
Przy rozwiązaniu za wypowiedzeniem albo bez wypowiedzenia należy podać stronę składającą oświadczenie. Przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia trzeba dodatkowo wskazać właściwą podstawę prawną, na przykład art. 52, art. 53 albo art. 55 Kodeksu pracy.
Jeżeli umowę rozwiązano z przyczyn niedotyczących pracownika, świadectwo może wymagać wskazania właściwego przepisu ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy. Treść powinna być zgodna z rzeczywistym przebiegiem zakończenia zatrudnienia.
W jakiej formie wydaje się świadectwo pracy?
Świadectwo może zostać przekazane w postaci papierowej albo elektronicznej. Dokument elektroniczny powinien zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym i dostarczony na adres udostępniony przez pracownika.
Pracownik nie ma obowiązku podawania pracodawcy prywatnego adresu e-mail. Jeżeli nie wyrazi zgody na elektroniczne doręczenie albo nie udostępni adresu, dokument należy przekazać w sposób papierowy lub inną dopuszczalną drogą.
Jak sprostować błędne świadectwo pracy?
Po otrzymaniu dokumentu warto sprawdzić przede wszystkim daty zatrudnienia, wymiar etatu, stanowisko, tryb rozwiązania umowy, wykorzystane urlopy oraz informacje o zwolnieniach. Nieprawidłowości należy zgłosić pracodawcy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa.
Wniosek powinien wskazywać konkretny błąd i prawidłową treść wraz z dokumentami, które potwierdzają stanowisko pracownika. Pracodawca ma 7 dni na wydanie poprawionego świadectwa albo przekazanie informacji o odmowie sprostowania.
W razie odmowy pracownik może wystąpić do sądu pracy w ciągu kolejnych 14 dni od otrzymania zawiadomienia. Jeżeli pracodawca nie poinformuje o odmowie, pracownik również może skierować żądanie do sądu pracy.
Po upływie 14 dni pracownik nadal może zwrócić się do pracodawcy o zmianę dokumentu, ale pracodawca nie ma już obowiązku uwzględnienia takiego wniosku. Jeżeli błąd zauważy sam pracodawca, może wydać nowe świadectwo z aktualną datą i dołączyć pismo wyjaśniające przyczynę ponownego wydania.
Co dzieje się po wydaniu nowego świadectwa?
Nowe świadectwo wydaje się między innymi po uwzględnieniu wniosku o sprostowanie, po prawomocnym orzeczeniu sądu albo po zmianie sytuacji prawnej pracownika wskutek wyroku dotyczącego rozwiązania umowy.
Dokument powinien zostać sporządzony na aktualnym wzorze, bez oznaczania go w treści jako korekty. Do świadectwa można dołączyć pismo wskazujące przyczynę ponownego wydania oraz zakres zmiany. Poprzedni dokument usuwa się z akt osobowych i niszczy zgodnie z zasadami prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Jakie są konsekwencje niewydania świadectwa?
Pracownik, który nie otrzymał świadectwa, może wystąpić do sądu pracy o zobowiązanie pracodawcy do jego wydania. Jeżeli firma nie istnieje, nie ma osób uprawnionych do reprezentacji albo wykonanie orzeczenia jest niemożliwe, można żądać ustalenia prawa do otrzymania świadectwa.
Orzeczenie sądu może zastąpić świadectwo pracy. Powinno określać co najmniej okres i rodzaj pracy, wymiar czasu pracy, stanowisko oraz tryb rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.
Niewydanie dokumentu w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawcy grozi za to grzywna od 1000 do 30 000 zł.
Kiedy pracownik może żądać odszkodowania?
Samo opóźnienie albo błąd w świadectwie nie oznacza automatycznego prawa do odszkodowania. Pracownik musi wykazać nieprawidłowość pracodawcy, rzeczywistą szkodę oraz związek między brakiem lub błędną treścią dokumentu a poniesioną stratą.
Szkoda może polegać na utracie możliwości podjęcia pracy albo odmowie przyznania świadczenia dla osoby bezrobotnej z powodu braku prawidłowego świadectwa. Odszkodowanie odpowiada wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy, jednak nie może przekroczyć równowartości wynagrodzenia za 6 tygodni.
Jakie informacje o dokumentacji pracowniczej otrzymuje pracownik?
Wraz ze świadectwem pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Powinien także wskazać możliwość jej odbioru po upływie tego okresu oraz konsekwencje nieodebrania dokumentacji w wyznaczonym czasie.
Pracodawca powinien zachować kopię wydanego świadectwa i dokumenty związane z jego przygotowaniem. Przed przekazaniem dokumentu warto sprawdzić dane z akt osobowych, ewidencji czasu pracy, kart urlopowych oraz dokumentów potwierdzających sposób zakończenia umowy.
Podstawa prawna
Zasady wydawania i prostowania świadectwa pracy wynikają przede wszystkim z art. 97–99 Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. W przypadku sporu można skorzystać z pomocy sądu pracy, Państwowej Inspekcji Pracy lub specjalisty zajmującego się prawem pracy.
